Τεχνική flowtime: Η εύστοχη χρησιμοποίηση του εργαλείου της προσωπικής προσαρμογής στην εργασία

Το μόνο που έχει σημασία είναι να μην αφήνετε κενά στην καταγραφή του χρόνου σας.

Τεχνική flowtime: Η συγκεκριμένη τεχνική σέβεται τις ιδιαιτερότητες της κάθε εργασίας, αλλά και τους ρυθμούς του κάθε ατόμου, χρησιμοποιώντας το εργαλείο της προσωπικής προσαρμογής εύστοχα. Η τεχνική Flowtime, αν και δεν είναι τόσο γνωστή όσο η τεχνική Pomodoro, υπάρχει εδώ και αρκετό καιρό. Από πολλές απόψεις, είναι άμεσος απόγονος της Pomodoro. Είναι το πνευματικό τέκνο της Zoe Read-Bivens, και τη σκέφτηκε ως μέσο αντιμετώπισης ορισμένων από τις ελλείψεις που αντιμετώπιζε χρησιμοποιώντας την τεχνική Pomodoro.

Διαπίστωσε ότι η προσκόλληση σε 25λεπτα τμήματα εργασίας συχνά διέκοπτε τη ροή της – την αίσθηση ότι βυθιζόμαστε σε μια συγκεκριμένη εργασία – και κατέληγε να βλάπτει την παραγωγικότητά της αντί να την ενισχύει. Για να διορθώσει το πρόβλημα, επιδίωξε να δημιουργήσει ένα σύστημα που να διατηρεί τις ευεργετικές πτυχές της τεχνικής Pomodoro, επιτρέποντάς της παράλληλα να μπαίνει σε μια θετική ροή και να παραμένει εκεί.

Τα βασικά στοιχεία της τεχνικής Flowtime

Για να αρχίσουμε να χρησιμοποιούμε την τεχνική Flowtime, το πρώτο πράγμα που χρειαζόμαστε είναι ένα φύλλο χρόνου που θα μας βοηθήσει να διαχειριστούμε τις καθημερινές μας δραστηριότητες. Στην επικεφαλίδα του φύλλου εργασίας, συμπεριλάβετε τις ακόλουθες επικεφαλίδες των στηλών:

– Όνομα εργασίας

– Ώρα έναρξης

– Ώρα λήξης

– Διακοπές

– Χρόνος εργασίας

– Ώρα διαλείμματος

Το φύλλο εργασίας θα είναι ο κύριος τρόπος με τον οποίο θα παρακολουθείτε τις καθημερινές σας εργασίες και θα καθιερώσετε μια ροή που λειτουργεί καλύτερα για εσάς. Μόλις το ρυθμίσετε, δείτε πώς θα το χρησιμοποιήσετε.

1. Επιλέγουμε μια εργασία

Για να ξεκινήσετε, επιλέξτε μια εργασία που θέλετε να κάνετε. Χρειάζεται να είναι συγκεκριμένη και κάτι που μπορείτε λογικά να ολοκληρώσετε στον χρόνο που έχετε στη διάθεσή σας. Με άλλα λόγια, μην επιλέξετε μια εργασία όπως «βάφω το σπίτι μου». Επιλέξτε κάτι όπως «βάψτε την μπροστινή πόρτα του σπιτιού μου». Αν επιλέξετε μια εργασία που είναι πολύ ευρεία, θα δυσκολευτείτε να επιμείνετε στην εργασία.

2. Ξεκινάμε το έργο

Το επόμενο βήμα είναι να αρχίσετε να εργάζεστε πάνω σ’ αυτή. Ξεκινήστε καταγράφοντας την εργασία πάνω στην οποία πρόκειται να εργαστείτε στο κατάλληλο πεδίο του φύλλου εργασίας σας. Στη συνέχεια, καταγράψτε την ώρα που θα αρχίσετε να εργάζεστε. Μόλις ξεκινήσετε την εργασία, ο μόνος κανόνας που πρέπει να τηρήσετε είναι ότι δεν επιτρέπεται το multitasking. Αυτό θα σας βοηθήσει να επικεντρωθείτε σε αυτό που κάνετε και να ελαχιστοποιήσετε τους αυτοεπιβαλλόμενους περισπασμούς.

3. Εργαζόμαστε μέχρι να χρειαστούμε διάλειμμα

Στη συνέχεια, μπορείτε να συνεχίσετε να εργάζεστε για όσο χρονικό διάστημα θέλετε. Εάν αισθανθείτε ότι κουράζεστε μετά από 15 λεπτά, κάντε ένα διάλειμμα. Αν μπείτε σε ένα παραγωγικό ρυθμό, χάσετε την αίσθηση του χρόνου και καταλήξετε να εργάζεστε για μια ώρα συνεχόμενα, δεν πειράζει.

Η ιδέα είναι να γνωρίσετε τα δικά σας μοτίβα και να εργάζεστε σε τμήματα που σας ταιριάζουν καλύτερα. Αν δεν μπορείτε να συγκεντρωθείτε καλά σε ορισμένες εργασίες, ασχοληθείτε με αυτές για μικρότερη διάρκεια. Αν απορροφάστε από άλλους τύπους εργασιών, μεγιστοποιήστε την απόδοσή σας δουλεύοντας για όσο διάστημα αισθάνεστε ικανοί να παραμείνετε συγκεντρωμένοι.

Πιθανότατα θα διαπιστώσετε ότι η μεγαλύτερη διάρκεια που θα μπορείτε να διατηρήσετε είναι περίπου 90 λεπτά. Αυτό αντιστοιχεί σε ένα σύνηθες μοτίβο, που είναι οι εναλλασσόμενες περίοδοι εγρήγορσης και ανάπαυσης που βιώνει ο εγκέφαλός μας κατά τη διάρκεια της ημέρας. Υπάρχουν πολλές μελέτες περίπτωσης που αποδεικνύουν πώς η πραγματοποίηση τακτικών διαλειμμάτων βελτιώνει την παραγωγικότητα.

4. Κάνουμε διάλειμμα επαρκούς διάρκειας

Όταν αποφασίσετε να κάνετε ένα διάλειμμα, κάντε το. Απλώς φροντίστε να σημειώσετε τον χρόνο διακοπής σας στο φύλλο εργασίας στο σωστό σημείο. Μπορείτε να κάνετε ένα διάλειμμα όσο μεγάλο ή μικρό θέλετε, αλλά μην κάνετε κατάχρησή του. Διαφορετικά, δεν θα αργήσει η στιγμή που τα διαλείμματά σας θα καταναλώνουν το μεγαλύτερο μέρος του χρόνου σας.

Ως γενικός κανόνας, προσπαθήστε να κάνετε ένα πεντάλεπτο διάλειμμα για κάθε 25λεπτη περίοδο εργασίας και αυξήστε αναλογικά τον χρόνο των διαλειμμάτων σας για μεγαλύτερες περιόδους εργασίας. Και όταν τελειώσει το διάλειμμά σας, μην ξεχάσετε να καταγράψετε την ώρα που συνεχίσατε την εργασία σας και να αναφέρετε τη διάρκεια του διαλείμματος που κάνατε.

5. Καταγράφουμε τους περισπασμούς καθώς συμβαίνουν

Ενώ εργάζεστε, πάντα θα υπάρχουν στιγμές που θα αποσπάται η προσοχή σας. Μπορεί να έρθει με τη μορφή ενός τηλεφωνήματος ή ενός επείγοντος email. Όταν συμβαίνουν αυτά τα πράγματα, καταγράψτε το συμβάν στη στήλη «Διακοπή» του φύλλου εργασίας. Κάντε ό,τι μπορείτε για να κρατάτε τους περισπασμούς σύντομους, αλλά μην προσπαθείτε να τους αποκλείσετε. Ο λόγος είναι ότι είναι απίθανο να τα καταφέρετε και μερικές φορές, τα πράγματα που σας αποσπούν την προσοχή θα έχουν υψηλότερη προτεραιότητα από αυτό πάνω στο οποίο εργάζεστε. Επομένως, είναι σημαντικό να αντιμετωπίζετε τους περισπασμούς όπως εσείς κρίνετε σκόπιμο, αντί να προσπαθείτε απλώς να τους ξεπεράσετε.

6. Επαναλαμβάνουμε μέχρι την ολοκλήρωση

Το μόνο που έχετε να κάνετε στη συνέχεια είναι να επαναλάβετε τα παραπάνω βήματα μέχρι να ολοκληρωθούν οι εργασίες πάνω στις οποίες εργάζεστε. Καθώς ολοκληρώνετε κάθε εργασία, φροντίστε να καταγράφετε την ώρα. Αν θέλετε, μπορείτε να υπολογίσετε τον συνολικό χρόνο εργασίας σας (και να τον συμπληρώσετε) όταν τελειώσετε μια εργασία.

Το μόνο που έχει σημασία είναι να μην αφήνετε κενά στην καταγραφή του χρόνου σας. Τα φύλλα εργασίας σας, μόλις ολοκληρωθούν, θα γίνουν ένα πλεονέκτημα που θα βελτιώσει την ικανότητά σας να δημιουργείτε ένα πρόγραμμα εργασίας που μεγιστοποιεί την ημερήσια απόδοσή σας. Παρόλο που η καταγραφή των περιόδων εργασίας και των διαλειμμάτων σας θα σας βοηθήσει να παραμείνετε προσηλωμένοι στην εργασία σας κάθε μέρα, υπάρχει και ένας άλλος σημαντικός λόγος που το κάνετε. Είναι ότι τα φύλλα εργασίας σας θα αρχίσουν σταδιακά να σας αποκαλύπτουν πώς να φτιάξετε ένα ιδανικό ημερήσιο πρόγραμμα για τον εαυτό σας.

Γίνετε πιο παραγωγικοί φροντίζοντας τον εαυτό σας!

Συμβουλές αυτοφροντίδας όταν εργάζεστε από το σπίτι

Πως να αποβάλλω το εργασιακό στρες, συμβάλλει ο καφές;